A „majd fizetnek” nem pénzügyi stratégia: így lesz látható a pénz útja

Egy vállalkozásban lehet sok munka, stabil ügyfélkör és folyamatos teljesítés, mégis rendszeresen elfogyhat a pénzügyi levegő. Ilyenkor könnyű arra jutni, hogy több bevétel kell. Pedig a probléma sokszor nem az, hogy kevés pénz érkezhetne be, hanem az, hogy a pénz útja nincs elég jól kézben tartva.

A láthatatlan csúszás

A tipikus történet nem drámai. A munka elkészül pénteken, a számla hétfő helyett csütörtökön megy ki. A fizetési határidő lejár, de az utánkövetés csak akkor indul el, amikor valaki észreveszi a bankszámlán a hiányt. A kintlévőség szerepel egy táblázatban, de nincs gazdája és nincs heti kontrollpontja.

Egyenként ezek apró csúszások. Egy hónap alatt viszont jelentős összeget és vezetői figyelmet tudnak lekötni.

Négy kérdés, amely rendet tesz

Nem feltétlenül új szoftverrel érdemes kezdeni. Először legyen egy rövid, ismétlődő áttekintés:

1. Mi teljesült, de még nincs kiszámlázva?

2. Mi jár le a következő hét napban?

3. Mi járt le, és kinek kell lépnie?

4. Mekkora összeg áll jelenleg a teljesítés és a beérkezés között?

Ha ezekre a kérdésekre hetente ugyanabból a forrásból, ugyanabban a formában érkezik válasz, a pénz útja vezethetővé válik.

Nem több adminisztráció, hanem jobb kontroll

A rosszul kialakított utánkövetés valóban adminisztrációt termel: több táblázat, külön emlékeztetők, párhuzamos e-mailek és fejben tartott kivételek jelennek meg.

A jó kontroll ezzel szemben rövidít. Egy használható lista minimálisan tartalmazza

• a partnert,

• a teljesítés és számlázás állapotát,

• az összeget,

• a határidőt,

• a felelőst és

• a következő lépést.

Nem kell mindent mérni. Azt kell látni, ami döntést vagy beavatkozást igényel.

A vezetői rálátás nem könyvelési feladat

A könyvelés pontosan rögzíti, mi történt, és nélkülözhetetlen a szabályos működéshez. A napi vezetői rálátás más kérdésre válaszol: mi történik most, hol akadt el egy ügy, és mihez kell ma hozzányúlni?

Ezért a kintlévőség-kontroll nem a könyvelés helyettesítése. Kapcsolódási pont a teljesítés, a számlázás, a bankszámla és a vezetői döntés között.

Mit érdemes először rendbe tenni?

Válasszunk ki egyetlen heti időpontot és egyetlen felelőst. Legyen egy közös lista, amelyben minden tételnek van következő lépése.

Az első hónapban ne bonyolítsuk túl automatizálással: előbb derüljön ki, hol keletkezik a legtöbb csúszás. Ha a kép már tiszta, akkor lehet eldönteni, mi automatizálható, mit érdemes sablonosítani, és hol kell folyamatot módosítani. A HAP AdminOS™ szemlélete itt egyszerű: előbb láthatóvá tesszük a pénz útját, utána nyúlunk eszközhöz.